Usapang Budget

Kung nasusuka ka sa mga numbers, wag mo na ituloy ang pagbabasa nito. Ako pala si Jill, ang dakilang Accountant/Auditor ng ADNFest. At ito ang aking kwento… (Char! Docu? Lol)

So ayun, dati pa talaga naming naiisip ang mag get-together. Sa Team Butchikiks (TBK), GC lang po siya ng mga mahaharot dahil sa fanfic ni MJ na He Said She said. Nag kita kita na sila before, dinner ganun.

Konting kwento lang pano ako napunta sa OrgComm ha. Dati tahimik lang ako sa TBK GC. Lurker ba. Then nagkita sila Tere, Elaine, Candy, Shine basta, sila, eyeball sila sa SM Aura. Tapos napag usapan nila na gusto nila mag donate sa isang lapis isang papel, kahit daw 50 kits lang. De sige go. Ang ending, sa GC, ang dami gusto mag donate. Tapos, alam ko kagigising ko lang nun (team abroad) bigla nag announce si Shine, na
“Di ba may auditor sa GC na to? Sino ka nga?”
Sabi ko, ay teka, Ako yun! Charot. Nag DM sa akin si Shine, ayaw niya kasi talaga humawak ng pera. So kelangan may controls (nosebleed na at this point ano? Pwede wag mo na ituloy to. hahaha). Anyways, so ayun. Di hala, discuss agad ng controls, ganito ganyan. Sabi ni Shine, Hepppp! I add kita sa GC ng OrgComm. Hahaha. So ayun, discuss ulit ako ng controls over cash. Sabi ata ni MJ dati, Jill, please speak in English. Hahahahaha. ang tahimik nila, sabi ko, welcome ba ako dito? Di lang talaga sila relate. Sabi, basta, ikaw bahala sa funds. Nosebleed agad ang dala ko first day ko sa GC. Anyways, fast forward, we were able to deliver 200k++ worth of school supplies sa Eat Bulaga. Inaudit ko lahat yun!

Then ayun, nung Anniversary nung July 16, nag small get-together sila, mga mahaharot na TBKs, sa bahay nila Mommy Kim. Sabi namin, sana madami tayo na invite. Gusto naming ma meet mga tao sa fandom… Then the idea was shelved dahil… nagkaroon ng IYAM! Nag pa Block Screening muna kami sa Glorietta, ako din ulit accountant/auditor dun. Eh kasi ayaw namin natetengga. Naghahanap kami ng sakit ng ulo.

Then tadah! Isang hapon, sabi ni MJ, guys ituloy na talaga natin yung gathering na pangarap natin. So hanap-hanap kami venue. Yung sa Intramuros pa yung una naming choice, Puerta Real. You can check sa google, good for 1k pips, outdoor, 30k lang. Di sige, inquire tayo… Mejo nabubuo na siya. Gumawa na din ako ng costing per pax, magkano estimated na ticket price. Then sabay, pano kung iinvite natin si Alden at Maine? Security! Jeske! No no ang outdoor, tapos baka umulan. Di hanap ulit ng bagong venue, hanap kami… Acacia Estates… naalala ko, nakita naming yung Glass Garden ba yun? Correct me if I’m wrong, dun ata nag bday si Nadine (Jadine! Hahaha.) Nakita naming ang price, then sabi, ay wag. Hahaha. Mamumulubi tayo. Di pwede… hanap pa… hanap… then MJ released that blog, and we released the survey… para ma estimate namin ilan ang pupunta. At dahil ang dami nag respond, estimate namin more than 1500 nag respond in a few hours.

We looked for bigger venues, pero naman, full payment daw agad upon reservation. 2k lang pera namin. Hahahahaha. Di nga namin pera yun. Maintaining balance yun ng bank account na gamit namin since isang lapis isang papel. So wala kaming pera. Then, ang pinag pipilian namin, World Trade Center and SMX. Jeske yung presyo, sabi ko, teka lang… hahahaha. Ano na? Tapos nag pa quote kami. Mahima himatay ako. Binalikan ko yung costing per person, hindi enough ang 500/pax lang. Pero na announce na namin sa survey na 500 lang ang ticket price. More than 10x na tayo sa estimate. Hahaha. Halos kahalati ng ticket price mapupunta lang sa venue. Pero sabi namin, nananalig kami sa mga may mabubuting puso sa fandom. Mag scout tayo for donations and sponsorships. Then, aun, after maybe a week, sumugod si Candy, Elaine and Tere sa SMX, meeting meeting. Then boom, pirmahan na. Hahaha. I tell you guys, pumirma sila sa SMX, 2k pa din ang laman ng bank account namin. And in a matter of 10-15 days, we have to pay downpayment sa SMX worth ****** or else, mawawala ang venue. So ayun kami, release the registration form agad, and payment details.

Ang dami naming glitches nun kasi di talaga kami prepared. Kaya mejo natagalan ang pag release namin ng payment details. So ayun na, we started scouting for other suppliers… Stage, lights, lahat na. Then, people are sending DMs, and if we need any help. I allocated a budget for decors, pero unti unting nababawasan. May sumagot ng balloons, ng tarps, ng banners, ng photobooth. ANG DAMING GENEROUS PEOPLE FROM THE FANDOM – they do not even want to be named. Pag ka release namin ng pledge, the following day, may pledge agad worth *****. Grabe, sabi ko, sure ba siya na yan? Baka na sobrahan ng zero. Hahaha. pero yun daw talaga. Iyak agad… sila. Haha. (Sorry, just letting you know, di ako iyakin). Hahahaha. Tapos nung ni-release naming yung bank account details, aba, oo nga. Grabe. Ang laki ng donation niya Megahd!. Ni hindi niya binigay yung full name niya sa pledge form. Nickname niya lang ata yun. Huhu.

Tapos maliban diyan sa venue, madami pang kwento yan, 2 months ba naming trinabaho. Pero eto pa ang top 5 unforgettable Budget moments sa OrgComm GC:

1. Sponsorships kamo? – Ang hirap ang maghanap ng sponsors! Ang dami nag reject sa amin, yung unang “solicitation” letter namin, nag mamakaawa kami sa mga companies para ambunan nila kami ng konting grasya. Hahaha. It’s a big No No! Hahahaha. Kaya nagpatulong kami kay mommy Ruthie (Labyu Mommy!) para magpagawa ng sponsorship package, magkaiba sila. Basta. Hahaha. Eh di ready na ang package, sabi, kanino natin isesend? Hala siya! I asked around, para sa list nung endorsements ng MaiChard, and we said, send tayo ng sponsorship letters sa lahat. Eh, wala kaming contact, ayun minessage namin yan lahat ng SocMed accounts nila! FB, IG, Twitter, lahat na! Saksi ang Finance team dito! Shout out kay Ja na nag swimming sa FB, sa lahat ng official page ng mga endorsements nila Alden and Maine. Sabi namin, pati yung mga as Juan for All, malamang kilala nila Aldub! Hahaha. Pati LaPacita ni message namin! Ayun, ang ending, alam niyo na sino ang mga sponsors, sa tiyaga din naming makahanap ng mga contacts, referrals from some people, we were able to book 10 sponsors. Ang saya ko nung Um-oo yung Maynilad and Coke, kasi bes, tanggal sa budget na ang drinks! Sagot na nila!. 2,000 pieces ng Coke at Water din yun! You do the Math! *whew*.

2. Security – I remembered one day, ilag pa si Candy (siya in charge sa pakikipag usap sa mga suppliers, ang galing niya!) sa akin sa GC.

Sabi ba naman, “Jill, nakaupo ka ba?”

Nanlalamig ako pag mga ganyan, ang dami kong mini-heart attacks sa Fest! Eh di ayun, sabi, Jill kasi yung sa event permit *blah blah* wala na akong naririnig/nakikita. Naghihintay na lang ako ng punchline, sabi, kelangan natin ng K9! K9??? K9??? Huhuhu (Yan yung aso di ba? yung pag may bomb threat ganun?). Teka, ang gusto lang natin kumain ng fishball and ice cramble dati, ngayon sasabihin mo kelangan ng K9??? Sinong walang puso ang mag lalagay ng bomba sa isang fans day ng Aldub Nation? I mean? Sino??? Anyways, ayun, kelangan eh, so yeah, may K9 tayo mga bes! Di namin nakita, si Shine lang nakakita sa kanya. Lol! Eto pa! “Jill, sabi ng security natin, kelangan daw natin ng crash barricades” Hahahahaha. Ano daw? Jusko, facepalm-ngiwi moment. Siyempre, ang default question ko is “how much are we talking about?” (Wow, English!). Anyways, ayun, nairaos din naman, adjust adjust sa budget, tanggap tanggap ng late registrants, sige lang, tanggap pa! Ang usaping security and event permit talaga ang nagpapatunay na wala kaming ka alam alam sa pinasok namin! Hahahaha. But of course, God works in mysterious ways. He sent people, and madaming goosebumps moments kami, na mapapasabi kang, Wow! Thank you Papa God! You should hear the story how Candy was able to find our supplier for security! Grabe talaga yun sa coincidence! *goosebumps*.

3. “Benta tayo ng Coke!” – Hahaha, guys sorry, kelangan kong ikwento to. It was just a joke okay? Pero seriously, ganito, wala na talaga kaming budget, and malayo pa ang collections to go namin. Sabi ko, iiyak na lang tayo, chip-in chip-in tayong OrgComm para sa kulang ha. Kasi wala na talaga. Tapos sabi ko, aha! madami naman ang Coke, ibenta kaya natin yung iba? TAPOS MAY ISANG MEMBER NG ORGCOMM BIGLANG TUMAHIMIK. Yun pala, nag papadala na ng pera. HAHAHAHAHAHAHA. Seriously guys, kung magkano yung hinahabol namin, yun ang padala niya (at hindi siya maliit!). I remember after ng padala niya, nag compute ako ng collections to go, may sobra na kaming Php48. Hahahahahaha. Tapos sabay sabi niya sa akin “Jill, mag promise ka sa akin na hinding hindi ka mag bebenta ng Coke, please. Magpromise ka.” hahahahaha. *peace out kung sino ka man, alam mong ikaw to. Hahaha!*

4. Livestreaming - Eto, na mis calculate talaga namin to. Mga maling akala na yan talaga, madami napahamak. Anyways, akala kasi namin, yung mga tools and paraphernalia ng livestreaming eh included na dun sa lights and sounds supplier namin. Sabi naman nila, may pang LS daw sila, so okay. Then nung nakuha na namin ang go-signal ng PLDT for internet connection for LS, ayan okay na wala nang problema. Guys, this is mga 3 days before the Fest ha! Sabay, nope, me kelangan pa palang bilhin, etc. etc. I personally believe, na nag usap na si Candy and MJ, may sarili silang GC dito. Hahaha. kasi naramdaman ko nung pumasok sila sa GC para sabihin sa akin na kelangan ng budget, isa din ito sa “Jill, nakakapit/nakaupo ka ba?” moment. Pero anyways, may nakausap na daw sila, so, lahat ng kelangan for LS, **k lahat. 3 days before the Fest! and wala na talaga, sagad na sagad na ang budget. Napabukas agad ako ng laptop, tingin sa budget, ano pa ang pwede kong ikaltas. bawas dito bawas doon, pakiusap dito, brasuhin doon. Alam mo how we made it work? The people in the Org Comm are the most selfless people you could ever work with.

“Magbibigay daw Pexers”, 
“Jill, aambag ako ng ___”, 
“Jill, may nag donate ulit sa gofundme dagdag mo ang **k”
“Jill, aambag ako ng ganito, saka mo na kami i reimburse, kung may sobra man” 
“Jill, nag promise ako dati mag bibigay ako, sagot ko na ang **k” 

 And then, after 5 mins, may budget na ulit ang LS! Sabi ko, okay na. Kalma na tayo. I-go na natin yan. Pero feeling ko, mga 5 mins din kaming hindi humihinga, and dala na din siguro ng dasal, nairaos namin ang LS. I even attempted to say, “FB live na lang natin”. There was an astounding “NO!!” sa GC. :P

It was our way of saying Thank you din kasi, sa mga Team Abroad, mga di makakapunta, who selflessly said na, “Eto, **k, donate na lang ako. Kahit hindi ako makapunta, enjoy kayo ha! Kaya kung kelangan igapang, and we even personally handed over the solicitation letter to PLDT (Thank you Tinay!!! Dabest ka!) and Tinay even clarified na wala po kami kelangan sa inyong pera, internet connection lang po kelangan namin. (Hahahaha!) Sa dami ng hanash and “mababaw ang kaligayahan” sa fandom, one would never think, that we have the most blessed, but most humble people you will ever meet in your lifetime. To team abroad, we hope we made you feel that you belong, that you were there during the Fest. Dalawa sa OrgComm ay team abroad din, but distance and timezones were never a hindrance for us to organize this event. Trivia: 3 po ang timezone ng OrgComm. Kaya sa isang araw, hindi natatahimik ang GC. hihi. Special shout-out sa Pexers na nag ambag! Madaming Madaming salamat! :)

5. “How far are we to breakeven?” - araw araw yan, walang palya, araw araw yan na tinatanong sa akin. May na collect ba tayo today? Sino-sino mga nag bayad? Wala?
First and foremost, yung pinaka first naming registration na nirelease, there were 2k registrants, 70% lang ang collection rate. So di ba, kami, anyare? Hindi pwede na 70% lang ang collection, ang mga bayarin!!! Eh di, registration ulit! Ulit pa, isa pang registration. Nung hindi na kami ng release ng registration form, may mga nag DM na. Sige tanggapin mo na. May nagpadala ng nobela, kung bakit kelangan daw andun siya sa Fest, may asong nag mamaka-awa pa sa dulo ng letter niya. Pero sige, tanggapin mo na. Meron dun, senior Citizen daw siya, mahihirapan daw siya sa Fest, so dadalhin niya daw anak niya, etong si Nanay, pano niyo po nalaman to in the first place? Hahaha. Anyways… Sige na nga Nay. Hindi lang yan iisa, madaming beses yan. “Hello po, may slot pa po ba, isasama ko sana Nanay ko, 80 yo na po siya, pero fan na fan siya ng Aldub. Matutuwa po yun kung makakasama siya sa akin”. Di ba? Hindi naman bato mga puso namin, so sige na nga, tanggapin na”. Kulang pa tayo sa pera eh. hahaha. I have to deal with these questions everyday,

Jill, malayo pa ba? 
Oo, malayong malayo pa. 
Magkano na collect today? 
O, how much na to break even? 
Wala pa, malayo pa.
Ayan, may na collect ulit today, ok na? 
Wala pa din, binawas ko na ma kukuha natin sa *** at sa *** wala pa din. haha. 

 Refer to discussion sa Coke above, sa sobrang layo pa namin para ma cover ang expenses, nag threaten ako mag benta ng Coke! Ayun nga ang ending. Lol. Ay mga nang-away pa sa amin, siyempre, naiintindihan naman namin, binigay nila yung 500 nila sa amin, baka nga naman scam kami di ba? Hindi naman namin sila masisisi kasi never heard of us naman di ba? Yung mga nag isang lapis and block screening lang sa amin ang nakaka kilala sa amin, and makakapag patunay hna hindi kami scam. Hehehe.

Anyways, ayun, congratulations at naka abot ka sa part na to, pasensiya na and hindi ako writer, feeling ko pag full english ang blog entry na to, mas lalong hindi ko to matatapos. I admit that we miscalculated the ticket price, pero we would like to be reasonable din, sa iba siguro wala lang yung 500, but we have a story of one walk-in registrant na 200 lang ang dala niyang pera at sumugod siya sa SMX. She really just want to see Alden and Maine. So yung mga nasa registration, ambag ambag sila para mabuo yung 500 ni Nanay.

These are the kind of people that made us different, that I think set us apart. Alden and Maine are very down-to-earth individuals. We can imagine them as our friends, our son, our daughter, kapitbahay mo ganun, and they are so real as real could be. And despite sa problem sa finances, we were able to push through with the event, kahit pa may banta ng bagyo. I know we have lapses during the event, kahit kami mismo nakita namin yun. But we were glad that despite these, everyone went home very happy, euphoric to a point. And Alden and Maine stayed, and bonded with all of us. And for some, na minsan lang magkaroon ng chance na makita sila, nagka tamang panahon din sila at last! That’s really just our target, that we were able to let Alden and Maine feel our love, kahit wala tayong fans club, or group, or kahit nasa probinsiya tayo and nasa abroad, madami tayong nagmamahal sa kanila.

And before I end this blog, below is a liquidation report of the Fest. Pasensiya na at ngayon lang to na release. Adulting beh, matagal na din naman tong natapos, pero kelangan may kasamang blog entry na hindi ko matapos tapos. Hahaha. Peace! You might say, reklamo ako nang reklamo sa taas walang pera, eh may sobra pala. If you check closely, these are almost from the walk-in sales. Yung mga hindi naka register, pero sumugod sa SMX, kasi narinig nila sa 24 oras nung October 15 na may event tayo. Hahaha. Pumayag na lang kami na papasukin sila, meron dun, isang van sila, may kasama pa silang 83 yo na matanda na naka wheelchair. So, who are we to turn them away. We gave in na lang din. Saka, I covered some of the digits sa report, as some of these prices are with special consideration (tawad, in short) and some gave special discounts dahil Aldub fans din sila. Hihi. To return the favor na din, di ko i disclose ang full amount in public, but if you feel you need full details, DM niyo lang ang twitter account natin @adnfest and we will give you a copy of the full report! :)

And because of that, the OrgComm is planning another activity, wherein we will donate the excess cash to a charity organization! Secret muna to, kasi under discussion pa. Uunahan ko na po kayo ha, intact pa po ang pera natin! Saka malapit na din ang Christmas, it’s our way din to give back, with so much blessings that we received sa fandom and kay Alden and Maine na din, maliit pa yan compared sa mga natanggap natin!

And.. I don’t how to end this. Hahaha. Eto na lang, thank you so much for everything guys. For the friendship and the memories. It was one epic moment. And yes, my parents didn’t know about this yet. Mag-out na ako pag-uwi ko as pinas! See yah! :)

For the full liquidation report, please click here.

- Jill (@frosty_spice)